GDPR

Uppdaterade medlemsvillkor

I samband med införandet av den nya dataskyddsförordningen (GDPR) har
vi uppdaterat medlemsvillkoren, med tydligare information om hur vi
behandlar dina personuppgifter. Du behöver inte göra någonting för att
godkänna villkoren, men läs gärna igenom dem, och hör gärna av dig om du
har frågor.

Medlemsvillkor

Nedanstående villkor måste du godkänna för att kunna bli eller vara medlem. Genom att
betala ditt medlemskap accepterar du att Gold Wing Club Sweden (GWCS) sparar dina
personuppgifter och behandlar dem i enlighet med de ändamål som framgår nedan.
Dina medlemsuppgifter är grunden för en bra service. Vi lagrar dina personuppgifter för
att administrera ditt medlemskap, skicka tidningen Guldklimpen och ge dig tillgång till
eventuella medlemserbjudanden.

Som organisation har vi ett ansvar för att all hantering sker enligt EU:s nya
dataskyddsförordning GDPR (2016/679), om skydd för fysiska personer med avseende
på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter. Denna
lagstiftning syftar till att skydda din personliga integritet. På  Datainspektionens
webbplats kan du läsa mer.

Vilka personuppgifter behandlas?

GWCS hämtar i första hand in uppgifter direkt från dig. De uppgifter vi behöver är ditt
namn, födelsetid, postadress, e-postadress, telefonnummer samt organisatoriska
uppgifter eftersom du är ansluten till en lokalavdelning, ett distrikt. Om du är registrerad
ägare till en Honda Gold Wing behöver vi även uppgift om registreringsnummer. Om
du inte uppgett din födelsetid till oss kommer vi att söka efter den i syfte att ha ett
uppdaterat medlems- och adressregister för våra utskick. Födelsetiden är en
förutsättning för att kunna säkerställa din identitet. Du ansvarar själv för att hålla dina
uppgifter i medlemsregistret uppdaterade.

Vad vi använder dina personuppgifter till

Vi behöver dina personuppgifter för att administrera ditt medlemskap, delge dig
information per post eller e-post och för att (beroende på typ av medlemskap) kunna
leverera medlemstidningen Guldklimpen till dig. Vi kan också behöva dina
personuppgifter för att informera dig om medlemserbjudanden, administrera deltagande
i träffar, möten eller andra aktiviteter samt för att hålla förteckningen över GWCS
nationspriser uppdaterad.

Dina personuppgifter lämnas till och används av våra lokalavdelningar (distrikt) i
samma syfte. Inga personuppgifter säljs till andra organisationer eller företag.
Vi använder även personuppgifterna som underlag för statistik och till att kunna
upprätthålla en god medlems- och registervård. Eftersom du har din hemvist i en
lokalavdelning (distrikt) kan denna lokalavdelning behandla uppgifterna på samma sätt.

Personuppgifter om dig som funktionär

Om ditt medlemskap innefattar uppdrag som förtroendevald eller funktionär, kan
uppgifter såsom ditt namn, dina kontaktuppgifter och funktionärsbefattning lagras samt
publiceras på ett sätt som är relevant för att du ska kunna fullborda dina uppdrag och för
att andra medlemmar enkelt ska kunna få kontakt med dig.

Lagring av dina uppgifter

Dina personuppgifter och andra uppgifter knutna till ditt medlemskap sparas i vårt
medlemsregister. Då GWCS har medlemmar som tekniskt och juridiskt sett upphör att
vara medlemmar på grund av för sent inbetald förnyelse av medlemskapet, lagrar vi
dina personuppgifter för att behålla din medlemshistorik, även om ditt medlemskap
upphört. Vi sparar uppgifterna upp till ett (1) år efter senaste förfallodatum på fakturan,
därefter raderas dessa. Vill du att dina personuppgifter tas bort före utgången av denna
ettåriga karenstid efter avslutat medlemskap så meddelar du detta till GWCS styrelse
(medlemsansvarig) och då kommer dina personuppgifter att raderas enligt önskemål.
Enligt Dataskyddsförordningen har du själv rätt att när som helst under pågående
medlemskap begära att dina personuppgifter tas bort ur medlemsregistret. Vi raderar då
dina personuppgifter, men då avsäger du dig samtidigt rätten till medlemskap och din
egen medlemshistorik, eftersom medlemskap förutsätter behandling av dina
personuppgifter. Om du har skyddade personuppgifter kommer ditt medlemskap att
hanteras i särskild ordning och dina personuppgifter kommer inte att framgå av
medlemsregistret eller att vara sökbara. Om du inte vill att dina personuppgifter (t.ex.
namn, bild) ska publiceras i andra sammanhang, exempelvis på GWCS webbplats, i
Guldklimpen eller på GWCS sida på facebook, måste du meddela styrelsen, samt själv
vara observant på din omgivning i samband med gemensamma arrangemang av
publicistiskt intresse.

Du kan alltså när som helst begära att dina uppgifter raderas eller att dess användning
begränsas genom att kontakta styrelsen. Detsamma gäller om du anser att dina
rättigheter inte respekteras.

Vi behandlar och lagrar endast de personuppgifter som är nödvändiga för att vi ska
kunna fullgöra ovanstående ändamål. Om du inte är nöjd med vår hantering av dina
uppgifter har du möjlighet att anmäla detta till  Datainspektionen.

Information som kan komma att lämnas ut till extern part

Vi kan komma att dela med oss av personuppgifter till företag eller organisationer som
behandlar data å våra vägnar för att vi ska kunna utföra våra tjänster, t.ex. till tryckeri
för distribution av tidningen Guldklimpen och till Gold Wing European Federation
(GWEF) för att möjliggöra administration av medlemskort, inskrivning och
deltagaravgift vid internationell träff. Vid all hantering av personuppgifter iakttas alltid
hög säkerhet och sekretess. GWCS samarbetar endast med partners som behandlar
personuppgifter inom EU/EES i enlighet med GDPR.

Distansavtalslagen

Du har alltid 14 dagars ångerrätt när du tecknar ditt medlemskap i GWCS. Om du
ångrar ditt köp ber vi dig kontakta medlemsansvarig GWCS per mejl eller telefon innan
ångerfristen går ut. Om du vill kan du använda dig av Konsumentverkets
standardformulär som du hittar på Konsumentverkets hemsida. Återbetalning av betald
medlemsavgift sker så snart som möjligt efter att du meddelat oss att du vill ångra ditt
köp.

Särskilt om tidningen Guldklimpen

4-5 ex av tidningen Guldklimpen ingår i medlemskapet om du valt medlemskap med
tidning. Meddela redaktören om du inte vill förekomma på bild eller få ditt namn
publicerat i tidningen. Kontakta styrelsen om du har frågor.

Ha koll på dina personuppgifter via inloggning på medlemssidan

Via webbsidan medlem.gwcs.se   kan du logga in för att se och ändra dina
personuppgifter och i övrigt hantera ditt medlemskap. Enligt dataskyddsförordningen
har du rätt att en gång om året kostnadsfritt få information om behandlingen av dina
personuppgifter. En sådan begäran ska vara personligt undertecknad, med fullständiga
person- och kontaktuppgifter och insändas skriftligen till:

Gold Wing Club Sweden
C/O Annika Sagström
Bredsandsvägen 23
749 48 ENKÖPING

Vi hoppas att detta har gett dig bra information om varför dina personuppgifter är
viktiga för oss och hur de används. Om du har frågor kring hanteringen av dina
personuppgifter så mejla oss på:  medlemsansvarig GWCS
GWCS styrelse i mars 2019